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Hola emprendedores y entusiastas productivos. En esta ocasión vamos a hablar de las bases de datos que se pueden almacenar y gestionar en Excel.
Base de datos
De acuerdo con Varella M. & Carlos F. (2006) es aquella recopilación de datos referente a un asunto, los mismos que pueden ser clasificados y ordenados. Con el fin de aglutinar y relacionar la información, la base de datos debería encontrarse en un mismo sistema.
Base de datos en Excel
Excel no es un programa que pueda manejar una enorme cantidad de datos, como los haría un gestor de datos como Access y SQL Server. Sin embargo, para emprendimientos productivos pequeños u otros fines relacionados es más que suficiente.
Base de datos en Excel de 64 bits
Según el soporte técnico de Microsoft (2018), la versión de 64 bits permite almacenar más datos y crear libros más grandes (mayores a 2 gb). Además al agregar más RAM al equipo, Excel usa esa memoria adicional y se ajusta a la cantidad de memoria RAM disponible.
Base de datos en Excel de 32 bits
Según el Soporte Técnico de Microsoft (2013), se selecciona una versión de Office de 32 bits por las siguientes instancias:
- Usa controles sin alternativa de 64 bits. Es de especial necesidad, cuando se requiere elaborar formularios, que contengan calendarios, y otros que facilitan la interfaz con el usuario.
- Tiene aplicaciones MAPI de 32 bits para Outlook. De importancia, cuando se quieren ejecutar macros y complementos que integren a los dos programas, Excel y Outlook.
Bien, con estas breves premisas establecidas, es momento de desarrollar nuestra base de datos. Para ello, podemos contemplar tres pasos:
1. Creación de tablas y campos
Debemos identificar el nombre de la base de datos (tabla) y los campos que ésta debe contener. Ejemplo:
2. Creación de formularios
Con la tabla y los campos identificados se pueden elaborar formularios, que pueden ser elaborados fácilmente en el entorno VBA. Ejemplo:
3. Codificación VBA
Los formularios deben contener controladores de error para guiar al usuario y generar una correcta entrada de datos. Estos pueden establecerse en los diferentes "Textbox" o casilleros. Estos pueden ser varios y específicos para cada formulario. Ejemplos:
Private Sub cantidad_KeyPress(ByVal KeyAscii As MSForms.ReturnInteger)
'Controlador de error: Sólo permitir números
If (KeyAscii >= 48 And KeyAscii <= 57) Then
KeyAscii = KeyAscii
Else
KeyAscii = 0
End If
'Controlador de error: Evitar productos duplicados
Registro = producto.Text
contarduplicado = Application.WorksheetFunction.CountIf(Sheets("BD").Columns(8), Registro)
If contarduplicado > 0 Then
MsgBox ("Producto ya existe."), vbCritical
Exit Sub
End If
'Controlador de error: Modificar el punto por la coma
If InStr(precio, ".") > 0 Then
nuevo = Replace(precio.Value, ".", ",")
precio.Value = nuevo
End If
'Controlador de error de formato: Sólo permitir mayúsculas
producto.Text = UCase(producto.Text)
producto.SelStart = Len(producto)
A través de estos pasos podemos conseguir una base de datos vistosa, sencilla, organizada, integrada y controlada por formulario. Ejemplo:
Si deseas armar tus propios formularios y construir tu propia base de datos a partir de nuestro código ya desarrollado puedes considerar adquirir nuestro programa de gestión y planificación de inventarios para sistemas de producción a un costo bastante accesible. El mismo te permite editar todo el código sin ningún tipo de restricción.
Si deseas visualizar la ejecución del programa para el ejemplo en cuestión puedes observar el siguiente vídeo:
Por mi parte, me despido, sin antes desearles un genial día. Y, no se olviden de sonreír, para recordar que la vida sonríe siempre.
Referencias Bibliográficas:
Soporte Técnico de Microsoft (2013). [En línea]. Extraído de la página web: https://support.office.com/es-es/article/elegir-entre-la-versi%C3%B3n-de-64-o-la-de-32-bits-de-office-2dee7807-8f95-4d0c-b5fe-6c6f49b8d261
Soporte Técnico de Microsoft (2018). [En línea]. Extraído de la página web: https://docs.microsoft.com/es-es/office/vba/excel/concepts/excel-performance/excel-performance-and-limit-improvements
Varella M. & Carlos F. (2006). Base de datos access. Aplicaciones fundamentales y manejo básico de una base de datos. Editorial Ideaspropias. Primera edición. España.
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