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Hola emprendedores y entusiastas productivos. En este artículo vamos a aprender a utilizar una plantilla a modo de calendario para controlar las vacaciones, y las diferentes faltas en las que pueden incurrir los trabajadores de una organización. Las vacaciones se relacionan de una u otra forma con los costos de la organización, y por lo tanto, su control es indispensable.
La plantilla de vacaciones con la que se pretende dar control es la siguiente: Calendario de vacaciones de empleados. Plantilla que se puede descargar de forma gratuita del link anterior, y que es sencillamente genial. En el link también se aprecia una breve introducción para el manejo de la misma. Cabe mencionar que nuestro sistema MRP utiliza esta plantilla de forma modificada, para adaptarse y conectarse a otras áreas y generar una medición del costo de forma más precisa.
Sin embargo y para efectos del artículo, vamos a detallar esta plantilla para aprender a modificarla según las principales prácticas de los usuarios. Entonces, una vez descargada y habilitadas las macros, observamos:
1. Aumentar columnas o campos
- Click en la hoja días tomados, seleccionar la celda A5, modificar el color de la celda en rojo, sólamente para apreciarla, ya que esta celda está contenida en otras fórmulas (días de calendario) como fija o absoluta.
- Añadir otra(s) columna(s) al lado del campo nombres.
- Visualizar la celda y copiar la referencia.
- Alt + F11 para abrir Vissual Basic, abrir "Module 1" y cambiar la referencia de A5 por nuestra referencia (en este caso, D5).
Sub mostrar()
'Barra de calendario
Columns("B:NI").Hidden = True
Range(Columns(Range("D5").Value * 31 - 29), Columns(Range("D5").Value * 31 + 1)).Hidden = False
End Sub
2. Modificar el color
Para cambiar el color de las diferentes leyendas, de los días feriados y días no laborales, vamos a realizar el siguiente procedimiento:
- Click en administrar reglas, de formato condicional, que se encuentra en la ficha inicio.
- Doble click en la regla a modificar el formato, click en formato y modificarlo a gusto del usuario en las pestañas posteriores.
3. Hacer copias de los calendarios
- Click derecho en la hoja "Dias Tomados", luego mover o copiar, dejar en el mismo libro, seleccionar mover al final, y marcar la casilla crear una copia.
- Click derecho en cualquier hoja en la barra de pestañas y click en Mostrar.
- Se muestra una hoja que se llama "Auxiliar" y click en aceptar.
- En la hoja mostrada copiamos las fórmulas seleccionadas hacia la derecha como se muestra en el gráfico a continuación:
-Una vez hecho esto, modificamos el nuevo nombre de la hoja en las fórmulas recién creadas:
=INDICE($A$1:$A$12;COINCIDIR('Dias tomados (2)'!$A$3+'Dias tomados (2)'!$A$5-1;Auxiliar!$B$1:$B$12;0))
=INDICE($A$1:$A$12;COINCIDIR('Dias tomados (2)'!$A$3+'Dias tomados (2)'!$A$5-1;Auxiliar!$B$1:$B$12;0))
- Como se observa, las fórmulas recién elaboradas se encuentran en la columna H, por lo tanto se debe modificar el nombre al que hace referencia el marco de los meses. Para ello, click sobre el marco de los meses de la nueva hoja y modificar =Auxiliar!G1 por =Auxiliar!H1.
Si se desea copiar en un nuevo libro, se tiene que eliminar la referencia o cambiar la ruta de origen. Para ello, el siguiente tutorial puede ser de ayuda: Copiar a un nuevo libro sin ruta de origen.
4. Barra de desplazamiento o "Scroll" no funciona
Para ello, sólo es la forma en la que se da click sobre la flecha de desplazamiento, es decir, una vez dado click se debe bajar el cursor, si se da click y se mantiene el cursor en la barra de desplazamiento esta irá a un mes aleatorio. Entonces click sobre la flecha, baja cursor, click sobre la flecha, baja cursor, para ir cambiando el calendario mes a mes.
5. Contabilizar cualquier campo en días no laborales
Para ello, basta con reemplazar en las fórmulas de razón de salida, lo siguiente:
Ejemplo: Razón de salida: V.
Reemplazar:
=SUMAPRODUCTO((DESREF($A10;0;1;1;372)<>"")*(DESREF($A$6;0;1;1;372))*((DESREF($A10;0;1;1;372))=NO$8))
Por:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(DESREF($A10;0;1;1;372);$NO$8)
Estas serían las principales prácticas a modificar por parte del usuario, pero obviamente cada persona podría personalizar de otra manera esta plantilla para la gestión de vacaciones de personal.
El control de las vacaciones puede resultar un tanto tediosa y confusa, porque las vacaciones son diferentes para cada trabajador, si conocemos el hecho de que las mismas se encuentran relacionadas indirectamente a los costos directos e indirectos, lo hace aún menos manejable, pero muy importante de vigilar. Por el hecho de su importancia, por medio de esta plantilla y de sus diferentes interacciones con nuestro sistema MRP, podremos conocer:
- Los días laborales, días de descanso y días festivos.
- Los días de vacaciones pendientes de cada trabajador.
-Los días de vacaciones acumuladas año tras año de cada trabajador.
- Los días de vacaciones tomados en el mes y en el año por cada trabajador.
- Las diferentes razones de salida de los trabajadores (enfermedad, maternidad, trámites, medio día), y sus observaciones.
- Los diferentes casos en que los trabajadores organizan sus vacaciones, si las mismas se adelantan, se acumulan o se disfrutan en el tiempo que corresponde, con miras hacia la legislación ecuatoriana, aunque, totalmente lista a ser modificada en sus variables.
- Las faltas en el periodo, cuando se pretenda calcular el rol de pagos para los trabajadores, relacionado con la base de datos de justificaciones de los días de faltas.
- Se podrá conocer de forma precisa la liquidación por concepto de vacaciones en las distintas modalidades (deshaucio, despido intempestivo y renuncia) para cada trabajador bajo la legislación de Ecuador.
Entonces si deseas realizar tu propia gestión y control de vacaciones de personal para generar los objetivos mencionados, puedes considerar adquirir nuestro sistema a un costo bastante accesible, el cual muestra todo el código empleado para la plantilla en cuestión con un único pago y licencia perpetua, el mismo te permite editar todo el código sin ningún tipo de restricción, y muchos otros beneficios y funcionalidades que puedes observar en esta web en el apartado Descripción - Funciones.
Si deseas visualizar la ejecución del programa para la palantilla en cuestión puedes observar el siguiente vídeo:
Por mi parte, me despido, sin antes desearles un genial día. Y, no se olviden de sonreír, para recordar que la vida sonríe siempre.
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