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Hola emprendedores y entusiastas productivos. En este artículo vamos a aprender a aligerar un archivo de Excel que por cualquier circunstancia se encuentre trabajando de forma ralentizada. Para ello, vamos a pasar por una serie de tácticas para mejorar el rendimiento de nuestro libro de Excel y después a optimizarlo. Entonces, establezcamos un ejemplo:
Características del archivo:
- Base de datos de precios de artículos de una empresa ficticia.
- Tamaño del archivo inicial: 1.83 mb.
Antes de empezar con el procedimiento, es muy importante realizar una copia de nuestro archivo, para evitar cualquier fallo que se nos haya pasado. Con estos detalles, comencemos con las tácticas.
1. Eliminar filas y columnas vacías y formato excesivo
Para ello, vamos a seleccionar parte de tablas que no tengan datos, después, click derecho, eliminar, y en la pestaña Inicio, click en borrar todo. Observemos cómo hacerlo:
* Nota: Para seleccionar filas y columnas vacías:
- Seleccionar primera fila vacía + shift + flecha hacia abajo + end.
- Seleccionar primera columna vacía + shift + flecha hacia derecha + end.
Tamaño inicial: 1830 kb.
Nuevo Tamaño: 1659 kb.
-9.34%
2. Copiar Hojas a un nuevo archivo de Excel
Para ello nos posicionamos sobre el nombre de la hoja, click derecho, mover o copiar, seleccionar nuevo libro, marcar la casilla Crear una copia y aceptar. Con la segunda a n hojas del libro, hacer lo mismo, pero asignar el libro creado recientemente. Observemos cómo hacerlo:
Tamaño inicial: 1659 kb.
Nuevo Tamaño: 1633 kb.
-1.57%
3. Copiar texto como valores
Este tip, es especialmente útil cuando se tiene una base de datos con bastantes fórmulas las cuales han acabado su funcionalidad y ya no se actualizan datos. Para ello, seleccionar los datos excepto de la última fila que contenga fórmulas y copiarlos como valores, esto para poder arrastrar las columnas a las siguientes filas cuando se necesite introducir datos. Observemos cómo hacerlo:
Tamaño inicial: 1633 kb.
Nuevo Tamaño: 1224 kb.
-25.05%
4. Descomprimir y comprimir archivo
Para ello, abrimos el explorador de archivos, una vez abierto, click en la pestaña ver, y desmarcar la configuración Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos. Luego Cambiar la extensión del archivo de Excel a .zip, click derecho y click en "Extraer en ubicación" para evitar confundir los archivos, luego seleccionar todos los archivos extraídos, click derecho, añadir al archivo - Formato de archivo zip y aceptar. Finalmente cambiar la extensión a xlsm o xls según como se guardó el archivo. Observemos cómo hacerlo:
Tamaño inicial:1224 kb.
Nuevo Tamaño: 984 kb.
-19.61%
5. Guardar archivo como libro binario de Excel (.xlsb)
Este tip, fue extraído del tutorial: Reducir enormemente el tamaño de archivo de Excel.
Esta extensión es compatible también con macros; para ello, nos vamos a nuestro archivo, guardar como, libro binario de Excel (.xlsb). Observemos cómo hacerlo:
Tamaño inicial: 984 kb.
Nuevo Tamaño: 717 kb.
-27.13%
6. Eliminar Formatos condicionales que se han creado de forma aleatoria
Cuando se crean y editan formatos condicionales es bastante común que se realicen otros sin haber sido nosotros los autores de tales modificaciones, por lo tanto, es necesario eliminarlos para no aumentar el tamaño del archivo y así incrementar su rendimiento.
Para ello, nos vamos a la pestaña inicio, formato condicional, administrar reglas y eliminar aquellas que no nos sirvan. Observemos cómo hacerlo:
Tamaño inicial: 717 kb.
Nuevo Tamaño: 681 kb.
-5.02%
Según el tipo de archivo que tengamos, uno u otro tip será de mayor o menor ayuda, pero sin duda pasando todas estas tácticas se reducirá significativamente el tamaño del archivo, y/o bien en su defecto, será optimizado su rendimiento.
7. Gestionar base de datos con Power Query y descomprimir y comprimir archivo (nuevamente)
Finalmente, y no menos importante, podemos administrar o gestionar nuestras bases de datos desde otro archivo de Excel con Power Query, para de esta forma optimizar el procesamiento de datos y transformarlos en resultados que se actualizan a medida que se retroalimenta la base de datos. Para activar Power Query en nuestro archivo de Excel vamos a:
* Archivo - opciones - complementos.
* En la parte inferior de Administrar, colocar Complementos COM, click en Ir.
* Activamos la casilla de Microsoft Power Query for Excel y aceptar.
Después de activado el complemento, observemos el proceso:
Tamaño inicial: 681 kb.
Nuevo Tamaño: 492 kb.
-27.75%
Este sería el último paso para tener nuestro libro de Excel optimizado, ligero, rápido. Entonces tenemos los datos finales:
* Tamaño inicial del archivo: 1.83 mb.
* Tamaño final del archivo: 492 kb.
-70.34%
Entonces, el libro de Excel se redujo en un 70% de memoria y sobre todo, se mejoró su rendimiento.
Con estos tips se pueden elaborar bases de datos en Excel ligeras, responsivas y optimizadas. Si este artículo ha resultado ser de ayuda puedes dejar un comentario, un me gusta o si deseas armar tus propios formularios y construir tu propia base de datos a partir de nuestro código ya desarrollado puedes considerar adquirir nuestro programa de gestión y planificación de inventarios para sistemas de producción (MRP) a un costo bastante accesible. Con un único pago y licencia perpetua, el mismo te permite editar todo el código sin ningún tipo de restricción, y muchos otros beneficios y funcionalidades que puedes observar en esta web.
Por mi parte, me despido, sin antes desearles un genial día. Y, no se olviden de sonreír, para recordar que la vida sonríe siempre.
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